Tata cara kerja baku
Tata cara kerja baku atau prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure; disingkat SOP) adalah suatu tata cara atau alur terbakukan yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk yang bersifat mengikat dan mengarah. SOP disusun sesuai dengan kebutuhan, visi dan misi masing-masing perusahaan atau pertubuhan dengan tujuan yang berbeda-beda.
Tujuan penyusunan
Dilihat dari sisi ketatalaksanaannya, penyusunan SOP dalam suatu perusahaan atau bisnis, mempunyai tujuan berikut:
- Mengupayakan peningkatan kinerja karyawan
- Menjamin mutu produk bagi konsumen
- Mengupayakan peningkatan keuntungan perusahaan
- Sarana pengembangan perusahaan
Cara menyusun
Sebelum menyusun SOP, perusahaan atau pertubuhan sebaiknya sudah melakukan pemetaan proses bisnis, mempunyai struktur pertubuhan dan juga uraian jabatan yang jelas, sehingga dapat memudahkan olah penyusunan SOP.
Setelah perusahaan melakukan pemetaan proses bisnis, dilanjutkan penguraian dalam sesuai dengan bagian-bagian dan format SOP yang telah dipilih sesuai kebutuhan.[1] Selain itu, dalam pembuatan atau penyusunan SOP, perhatikan format yang akan digunakan.
Format penyusunan SOP
Setiap perusahaan atau pertubuhan menggunakan format yang berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan tujuannya masing-masing. Ada yang benar-benar menggunakan salah satu format saja, tapi ada yang menggabungkan dua atau tiga format. Berikut adalah macam-macam Format menyusun SOP:
- Narasi
Ada dua jenis format narasi, yaitu: Narasi sederhana dan narasi berhierarki.
a. Narasi sederhana; format SOP yang dibuat untuk kegiatan yang olahnya pendek, berulang dan tidak memerlukan keputusan.
b. Narasi berhierarki; format SOP yang dibuat untuk menjelaskan olah kegiatan dengam model hierarki.
- Bagan alir (flowchart)
Format ini digunakan untuk olah kegiatan yang panjang dan melibatkan pengembalian keputusan-keputusan
- Gambar (image)
Format ini digunakan untuk langkah-langkah kerja yang panjang. Dan dalam penjelasannya biasanya disertai dengan gambar-gambar orang yang sedang melakukan kegiatan.
- Video
Format SOP yang biasanya digunakan untuk menjelaskan operasi teknis visual. Cocok untuk orang-orang yang lebih mudah memahami dengan melihat dibanding membaca.
Bagian-bagian SOP
Setelah memahami format apa saja yang dapat digunakan dalam menyusun SOP, langkah selanjutnya adalah memahami bagian-bagian yang ada dalam sebuah SOP. Bagian-bagian tersebut adalah:
1. Unsur SOP
- Ruang lingkup; menjelaskan cakupan SOP
- Tanggung Jawab; menjelaskan tanggung jawab orang-orang yang terlibat atau terkait dengan SOP
- Ketentuan; menjelaskan aturan yang harus dijalankan dalam SOP.
- Penjelasan istilah; menjelaskan istilah-istilah yang digunakan dalam SOP.
- Rujukan/referensi; mengandung sumber acuan untuk isi SOP.
- Peralatan; menjelaskan peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan SOP.
- Peringatan; menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan saat menjalankan SOP.
- Tata cara / prosedur; berisi penjelasan tata laksana bagaimana melakukan kegiatan, oleh siapa dan bertanggungjawab kepada siapa.
- Lampiran; berisi bagian dari SOP yang tidak dimasukkan dalam badan SOP karena bentuk dan jumlahnya tidak dapat dimasukkan dalam badan SOP.
2. Atribut
- Judul; judul SOP, misalnya: cara mengelola sekolah.
- Nama penyusun; berisi siapa saja yang bertanggung jawab menyusun SOP.
- Waktu berlaku; berisi masa berlakunya SOP.
- Nomor; berisi nomor SOP.
- Jumlah revisi; berisi jumlah revisi SOP.
- Nomor halaman; menunjukkan jumlah halaman SOP.
- Pengesahan; menunjukkan bukti sebuah SOP telah disahkan dan akan diterapkan.
Kesalahan dalam Penyusunan SOP
Dalam menyusun SOP, ada banyak hal yang harus diperhatikan agar tidak mendapatkan atau mengalami kesalahan maut di kemudian hari. Berikut adalah contoh kesalahan yang harus diperhatikan dalam penyusunan SOP:[2]
- Penyusun SOP yang tidak cakap atau asal-asalan.
- SOP merupakan jiplakan dari punyanya perusahaan lain.
- SOP tidak berdasarkan struktur pertubuhan dan uraian jabatan.
- SOP tidak berdasarkan peraturan perusahaan.
- SOP disusun menggunakan sistem birokrasi.
- SOP yang sendat dan tidak terbuka pada perubahan.
- SOP tidak dilatihkan.
- SOP tidak dinilai atau ditinjau.
- SOP tidak diuji coba.
Referensi
- ^ Accounting Tools & SOP
- ^ Ekotama, Suryono (2018). MATINYA PERUSAHAAN GARA-GARA S.O.P. Jakarta: Kelompok Gramedia. ISBN 978-602-04-5500-6.
 | Artikel bertopik pengelolaan ini adalah sebuah rintisan. Anda dapat membantu Wikipedia dengan mengembangkannya. |